Door: Mark Jansen, Ergonomieprofessional bij WerkplekAdvies Nederland
Met meer dan 15 jaar ervaring in het adviseren van bedrijven over ergonomie en welzijn op de werkvloer.
Stel je voor: een van je meest waardevolle medewerkers meldt zich ziek met rugklachten. Een ander klaagt over een zeurende pijn in de pols. De productiviteit loopt terug en het verzuimcijfer begint zorgwekkend te stijgen. Herkenbaar? Dit zijn vaak de symptomen van een onderliggend probleem: een werkplek die niet optimaal is ingericht.
In mijn praktijk zie ik dagelijks hoe bedrijven de termen ‘werkplekonderzoek’ en ‘werkplekscan’ door elkaar halen. Toch is het verschil cruciaal. De verkeerde keuze kan betekenen dat je symptomen bestrijdt in plaats van de oorzaak aanpakt, met onnodige kosten en verzuim tot gevolg.
In deze uitgebreide gids neem ik je mee in de wereld van werkplekonderzoeken en werkplekscans. Je leert:
- Het fundamentele verschil tussen beide diensten.
- Wanneer je welke inzet voor maximaal resultaat.
- Hoe dit bijdraagt aan het voldoen aan de Arbowet.
- Praktische, direct toepasbare tips om vandaag nog te beginnen.
Laten we eerst bij het begin beginnen: de wettelijke verplichting.
Wat zegt de Arbowet over je Werkplek?
De Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) verplicht elke werkgever om te zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving, gericht op het voorkomen van gezondheidsklachten en verzuim. Artikel 5 van de Arbowet bepaalt dat de werkgever een beleid moet voeren dat is gebaseerd op een actuele Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E).
De RI&E brengt systematisch in kaart welke arbeidsrisico’s er in het bedrijf aanwezig zijn. Op basis daarvan stelt de werkgever een plan van aanpak op om deze risico’s te verkleinen.
Een werkplekonderzoek kan onderdeel zijn van het beheersen van bepaalde risico’s, bijvoorbeeld bij fysieke of ergonomische belasting. Het is geen automatisch onderdeel van de RI&E voor elke medewerker. Het wordt ingezet wanneer de risico’s of individuele signalen daar aanleiding toe geven, of wanneer de bedrijfsarts dit adviseert.
Kennis uit de praktijk: Veel ondernemers denken dat een eenmalige aanschaf van een ‘ergonomische stoel’ voldoende is. In werkelijkheid gaat het om een integrale aanpak. De wet eist een proactieve houding, niet een reactieve. Het voorkomen van klachten staat centraal.
Wat is een Werkplekonderzoek? (Diepgaande Analyse)
Een werkplekonderzoek is een diepgaand, individueel onderzoek dat wordt uitgevoerd door een gecertificeerd professional, zoals een ergonomie adviseur of arbeidsdeskundige. Dit onderzoek is reactief van aard: het wordt vaak ingezet wanneer een medewerker al (beginnende) klachten heeft of een verhoogd risico loopt.
Doel en Kenmerken van een Werkplekonderzoek:
- Doel: Het oplossen van bestaande (lichamelijke) klachten en het voorkomen van verergering of uitval.
- Focus: De individuele medewerker, zijn/haar specifieke klachten, taken en werkwijze.
- Uitvoering: Altijd uitgevoerd door een gekwalificeerde deskundige.
- Uitkomst: Een gedetailleerd, persoonlijk adviesrapport met aanbevelingen voor aanpassingen aan de werkplek, werkwijze en/of hulpmiddelen.
Wanneer is een Werkplekonderzoek verplicht of noodzakelijk?
Een werkplekonderzoek is niet voor iedere medewerker wettelijk verplicht, maar kan noodzakelijk zijn wanneer de risico’s of omstandigheden dit vereisen. In de volgende situaties kan een werkgever verplicht zijn om een werkplekonderzoek aan te bieden of te laten uitvoeren:
- Bij (terugkerende) fysieke klachten, zoals RSI, rug-, nek- of schouderklachten.
Wanneer klachten mogelijk werkgerelateerd zijn, moet de werkgever passende maatregelen nemen; een werkplekonderzoek is dan een passend instrument. - Wanneer dit voortkomt uit signalen tijdens een PAGO (Periodiek ArbeidsGezondheidskundig Onderzoek).
Een werkplekonderzoek is geen standaard onderdeel van het PAGO, maar kan noodzakelijk zijn op basis van bevindingen of adviezen van de bedrijfsarts. - Bij werkhervatting na langdurig verzuim.
Als aanpassing van de werkplek nodig kan zijn om verantwoord terug te keren in het werk, kan een werkplekonderzoek onderdeel zijn van de re-integratieverplichtingen van de werkgever. - Wanneer een medewerker tot een risicogroep behoort (zoals zwangerschap of medische beperkingen).
De werkgever moet de werkplek en werkzaamheden dan beoordelen op mogelijke risico’s en deze waar nodig aanpassen; een werkplekonderzoek kan hierbij noodzakelijk zijn.
Voorbeeld uit mijn praktijk:
Een software-ontwikkelaar klaagde over chronische pijn in de schouder en nek. Tijdens het werkplekonderzoek observeerde ik zijn houding en ontdekte ik dat zijn monitor te laag stond, waardoor hij continu zijn hoofd gebogen hield. Daarnaast was zijn bureaustoel verkeerd afgesteld, waardoor hij ondersteuning miste in zijn onderrug. Het advies bestond uit: een monitorarm, een ergonomisch zit-stabureau en een training in dynamisch zitten. Binnen een maand waren zijn klachten significant verminderd.
Wat is een Werkplekscan? (Preventieve Check)
Een werkplekscan (soms een ‘quick scan’ of ‘basisonderzoek’ genoemd) is een preventieve, algemene check van de werkplek. Het is een oppervlakkige beoordeling die proactief wordt ingezet om problemen voor te zijn.
Doel en Kenmerken van een Werkplekscan:
- Doel: Het signaleren van potentiële risico’s en het verbeteren van de algemene ergonomie.
- Focus: De fysieke inrichting van de werkplek (meubilair, apparatuur, verlichting).
- Uitvoering: Kan worden uitgevoerd door een getrainde intern adviseur (bijv. een BHV’er of een HR-medewerker met basiskennis ergonomie).
- Uitkomst: Een checklist met algemene verbeterpunten, zoals “verhoog de bureaustoel” of “plaats een documenthouder”.
Wanneer kies je voor een Werkplekscan?
- Als onderdeel van het onboarding-proces voor nieuwe medewerkers.
- Als periodieke, preventieve check voor alle werkplekken.
- Bij de aanschaf van nieuw meubilair, om correct gebruik te waarborgen.
- Wanneer je snel een algemeen beeld wilt van de ergonomische staat van je kantoor.
Het Cruciale Verschil: Werkplekonderzoek vs. Werkplekscan
Laten we de twee naast elkaar zetten voor maximale duidelijkheid.
| Kenmerk | Werkplekonderzoek | Werkplekscan |
| Doel | Onderzoeken en beoordelen van werkgerelateerde klachten of risico’s | Signaleren en voorkomen van mogelijke risico’s |
| Aanleiding | Klachten, signalen van verzuim, advies van bedrijfsarts of uitkomsten van PAGO | Preventieve beoordeling, onboarding of algemene risico-inventarisatie |
| Diepgang | Individueel, diepgaand en gericht op specifieke risico’s of klachten | Globaal, breed en gericht op algemene werkplekomstandigheden |
| Uitvoerder | Deskundige op het gebied van ergonomie (bijv. ergonomieprofessional, arbodeskundige of ergonomisch specialist) | Getrainde interne medewerker of preventiemedewerker |
| Uitkomst | Individueel adviesrapport met onderbouwde aanbevelingen | Algemene checklist met verbeterpunten |
| Kosten | Hoger (afhankelijk van inzet van specialistische deskundigheid) | Lager |
Simpel gezegd: Een werkplekscan is een algemene APK-keuring voor je werkplek. Een werkplekonderzoek is de garage die de specifieke, complexe motorstoring verhelpt.
De Voordelen: Meer dan alleen het Voldoen aan de Wet
Het investeren in gezonde werkplekken levert meer op dan alleen het vermijden van boetes. Het is een strategische investering in je organisatie.
- Vermindering van Ziekteverzuim: Dit is het meest directe voordeel. Fysieke klachten aan het bewegingsapparaat zijn een van de grootste verzuimoorzaken in Nederland. Preventie loont.
- Verhoging van de Productiviteit: Een comfortabele medewerker is een gefocuste en productieve medewerker. Onderzoek van TNO toont aan dat een ergonomische werkplek de productiviteit met 10-15% kan verhogen.
- Verbetering van Medewerkerstevredenheid: Medewerkers voelen zich gezien en gewaardeerd als hun welzijn prioriteit heeft. Dit versterkt betrokkenheid en loyaliteit.
- Kostenbesparing: Lagere verzuimkosten, minder vervangingskosten en een hogere output. De return-on-investment (ROI) van ergonomie is significant.
5 Praktische Tips voor een Direct Gezondere Werkplek
Je hoeft niet te wachten op een officieel onderzoek. Hier zijn vijf direct toepasbare tips om vandaag mee aan de slag te gaan:
- Pas de Stoel en het Bureau aan (H3)
- Stoel: Stel de zithoogte zo in dat je voeten plat op de grond staan en je knieën een hoek van 90 graden vormen. De rugleuning moet steun geven in de onderrug.
- Bureau: De ideale bureauhoogte is wanneer je onderarmen, met ellebogen in een hoek van 90 graden, horizontaal op het bureau rusten.
- Optimaliseer je Beeldscherm (H3)
- Plaats de bovenkant van je monitor op ooghoogte. De afstand moet ongeveer een armlengte zijn.
- Gebruik bij een laptop altijd een laptopstandaard en een extern toetsenbord en muis.
- Beweeg Regelmatig (H3)
- Zit niet langer dan 30 minuten aaneengesloten. Sta op, loop een rondje, haal wat te drinken. Gebruik desnoods een zit-stabureau.
- Doe eenvoudige rekoefeningen voor je nek, schouders en polsen.
- Zorg voor Goede Verlichting (H3)
- Vermijd reflectie en glare op je scherm. Plaats je bureau haaks op het raam.
- Zorg voor voldoende, gelijkmatige verlichting om vermoeide ogen te voorkomen.
- Organiseer je Werkruimte (H3)
- Houd veelgebruikte spullen (muis, toetsenbord, telefoon) binnen handbereik.
- Gebruik een documenthouder naast je monitor om nekbelasting te verminderen.
Veelgestelde Vragen (FAQ) over Werkplekonderzoeken en Scans
A: Een werkplekonderzoek is niet in alle gevallen wettelijk verplicht, maar de Arbowet verplicht werkgevers wél om arbeidsrisico’s te beoordelen en passende maatregelen te nemen om gezondheidsklachten te voorkomen.
Wanneer er sprake is van (terugkerende) klachten, signalen van overbelasting, of wanneer de risico’s in de RI&E dit noodzakelijk maken, kan een werkplekonderzoek een verplichte en passende maatregel zijn om aan deze wettelijke zorgplicht te voldoen.
A: De werkgever is verantwoordelijk voor het organiseren en bekostigen van een werkplekonderzoek wanneer dit nodig is om te voldoen aan de verplichtingen uit de Arbowet en de zorgplicht voor een veilige en gezonde werkplek. Het dragen van deze kosten valt onder de wettelijke verantwoordelijkheid van de werkgever en wordt gezien als een investering in de gezondheid en veiligheid van de medewerker.
A: Medewerkers zijn in principe verplicht om mee te werken aan redelijke maatregelen die de werkgever neemt om te voldoen aan de Arbowet en de zorgplicht voor een veilige en gezonde werkplek.
Het is belangrijk dat de werkgever duidelijk communiceert wat het doel van het werkplekonderzoek is, welke gegevens worden verzameld, en hoe de vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd. In sommige gevallen kan vrijwillige deelname aan specifieke onderdelen (bijvoorbeeld persoonlijke vragenlijsten of medische onderdelen) gelden, afhankelijk van de aard van het onderzoek en privacyregels.
A: Een PMO (Preventief Medisch Onderzoek) is een medisch onderzoek dat werkgevers op basis van de Arbowet moeten aanbieden wanneer daar arbeidsrisico’s aanleiding toe geven. Het richt zich op de gezondheid van medewerkers in relatie tot hun werk en kan bestaan uit vragenlijsten, metingen en/of gesprekken.
Een werkplekonderzoek daarentegen is geen medisch onderzoek, maar een beoordeling van de werkplek en de wijze waarop een medewerker daarmee werkt. Het richt zich op arbeidsomstandigheden, fysieke belasting en ergonomie met als doel risico’s te verminderen of klachten te voorkomen.
Conclusie: Investeer in Gezondheid, het is het Waard
Het verschil tussen een werkplekonderzoek en een werkplekscan gaat niet om woorden, maar om de kern.Het is het fundamentele onderscheid tussen genezen en voorkomen, tussen brandjes blussen en een brandveilig gebouw neerzetten.
Een werkplekscan is je eerste verdedigingslinie: een kosteneffectieve manier om problemen in de kiem te smoren. Een werkplekonderzoek is je gespecialiseerde eenheid die ingrijpt wanneer er daadwerkelijk een probleem is.
Door proactief en doordacht met de ergonomie van je werkplekken om te gaan, voldoe je niet alleen aan de wet. Je investeert in het meest waardevolle kapitaal van je organisatie: je mensen. Het resultaat is een gezonder, gelukkiger en productiever team.
Klaar om de Werkplek in jouw Organisatie naar een Hoger Niveau te Tillen?
Twijfel je of jouw situatie om een scan of een volledig onderzoek vraagt? Of wil je een preventieve scan inplannen voor je team?
Neem vandaag nog contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Wij luisteren naar jouw specifieke uitdagingen en adviseren welke aanpak het beste bij jullie past.